ทำไมเลขานุการต้องใช้โปรแกรมเพาเวอร์พอยต์
www.flickr.com by Ad Lib
24,7
หลายคนคงจะไม่ปฏิเสธโปรแกรมเพาเวอร์พอยต์
ซึ่งเป็นโปรแกรมชุดหนึ่งของไมโครซอฟต์ออฟฟิศ โดยเฉพาะเมื่อนำมาใช้ในวงการธุรกิจ
โปรแกรมนี้น่าจะเหมาะสมที่สุด
ถ้าอยู่ในฐานะที่จะต้องเตรียมเพื่อข้อมูลให้นายจ้างนำเสนอหรือเลขานุการเสนอด้วยตนเอง
โปรแกรมนี้เป็นการแสดงภาพและตัวอักษรซึ่งจะถูกส่งผ่านคอมพิวเตอร์ไปฉายบนจอเน้นการตั้งหัวข้อแล้วตามด้วยข้อความในหัวข้อย่อยหรือบุลลิตพอยต์
(Bullets)
โปรแกรมเพาเวอร์พอยต์ ไม่ได้ใช้เฉพาะกับงานเท่านั้น แต่สามารถใช้สำหรับการพักผ่อนหรือในการจัดงานรื่นเริงต่าง ๆ ได้ และปัจจุบันก็ขยายไปสู่วงการศึกษา เกือบแทบทุกระดับชั้นเมื่อมีการบรรยาย นำเสนอโครงงาน ก็ต้องมีโปรแกรมนี้ปรากฏให้เห็นเสมอ
คุณสมบัติของโปรแกรมเพาเวอร์พอยต์ที่เลขานุการต้องใช้ก็คือ
ความสั้นและกระทัดรัดของข้อมูล ทำให้เข้าใจง่าย
(มีบางบริษัทคอมพิวเตอร์ได้กำหนดไว้ว่า
บัญญัติเลข
7
คือ หนึ่งสไลด์ใช้บุลลิตไม่เกิน
7
บุลลิต
หนึ่งบุลลิตต้องใช้คำไม่เกิน
7
คำ)
ข้อความเรียบง่ายดูสบายตา ตัวอักษรเรียงแถวเป็นแนวดิ่ง
อ่านง่าย
คนอ่านมองดูแล้วก็รู้ว่าข้อความที่กำลังอ่านนั้นต้องการบอกอะไร
สามารถใช้ได้ทั้งข้อมูล กราฟ ชาร์ตและสถิติต่าง ๆ รวมทั้งภาพและเสียงได้
มีเทมเพลทที่หลากหลายให้เลือกและเหมาะสมกับงานนั้นๆ
ใช้งานได้ง่าย
มีขั้นตอนไม่ซับซ้อน
โปรแกรมอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์เกือบทุกเครื่อง
จึงไม่น่าแปลกใจที่มีคนมีคำกล่าวว่า
เพาเวอร์พอยต์เป็นของจำเป็นพอๆ
กับสูทสากล ซึ่งเป็นเครื่องแบบที่ขาดไม่ได้ของนักธุรกิจ
และ
การไม่ใช้เพาเวอร์พอยต์เปรียบเสมือนการเข้าประชุมโดยไม่ใส่รองเท้า
(บทความ
Absolute powerpoint
ของเอียน พาร์กเกอร์
ใน The NewYorker
ฉบับปี ค.ศ.2001)
ดังนั้น
คำตอบก็คงจะตอบได้ว่า
เลขานุการจะต้องใช้โปรแกรมเพาเวอร์พอยต์เป็น
อ้างอิง :
ประชา สุวีรานนท์,
ดีไซน์ คัลเจอร์, วัฒนธรรมบุคคลิตพอยต์
:
เมื่อลิสต์ครองโลก
มติชนสุดสัปดาห์ ฉบับประจำวันที่ 3-9
สิงหาคม 2550
ฉบับที่ 1407.
บทความที่เกี่ยวข้อง:
หน้าเดิม
งานพาณิชยกรรม,บริหารธุรกิจ
งานอุตสาหกรรม
งานคหกรรม
งานศิลปกรรม
งานเกษตรกรรม