การใช้ปฏิทินตั้งโต๊ะกับงานเลขานุการ, อาชีพเลขานุการ

! อย่าลืมเข้าไปเยี่ยมชมหน้าแรกของเราที่ อาชีพเลขานุการ ! **** ***** *****

การใช้ปฏิทินตั้งโต๊ะกับงานเลขานุการ
เรื่อง/ภาพประกอบ : นางสาวพิมพร ศะริจันทร์, ศึกษานิเทศก์ (20 มีนาคม 2551)

เราพูดถึงเรื่องเทคโนโลยีที่ทันสมัยทั้งโทรศัพท์มือถือ คอมพิวเตอร์ และอื่นๆ มาแล้ว แต่วันนี้ มาลองดูสิ่งที่ใกล้มือผู้ใช้งานและไม่ต้องใช้ความรู้ทางอิเล็กทรอนิกส์หรือเทคโนโลยีอะไรทั้งสิ้น

เป็นที่น่าสังเกตว่า บนโต๊ะทำงานของพนักงานสำนักงาน ที่ขาดไม่ได้คือ ปฏิทินตั้งโต๊ะ จึงไม่น่าแปลกใจเมื่อสิ้นปีปฏิทิน ยอดจำหน่ายหรือยอดแจกของแต่ละหน่วยงานจะไม่มองข้ามปฏิทินตั้งโต๊ะที่เสมือนหนึ่งเป็นสื่อโฆษณาให้กับสินค้านั้นๆ เพราะตลอด 1 ปีปฏิทิน พนักงานสำนักงานจะ ใช้ปฏิทินประจำเพียง 1 ชุดเท่านั้น

เมื่อสังเกตปฏิทินตั้งโต๊ะของเพื่อนร่วมงานแต่ละท่านจะพบว่า ปฏิทินนั้นไม่มีร่องรอยการขีดเขียน ไร้รอยยับของกระดาษ ขณะที่อีกท่านเต็มไปด้วยลายแทง ขีดฆ่า รอยลบหมึก ทั้งร่องรอยของการจับและใช้ปฏิทิน ดังนั้น เราจะมาดูว่าถ้าจะนำปฏิทินมาใช้กับงานเลขานุการ จะใช้ได้อย่างไร

ตารางนัดหมายให้กับนายจ้าง จะได้รู้ว่า ช่วงใดที่นายจ้างว่างหรือการเว้นช่วงระยะเวลาของการนัดหมายได้ถูกต้องและเหมาะสม ทั้งนี้ ถ้าการนัดหมายเป็นเรื่องสำคัญและเป็นความลับ อาจใช้สัญลักษณ์แทน เช่น ปากกาสีที่แตกต่างกำหนดงานให้เข้าใจเฉพาะเลขานุการ และถ้าโต๊ะของเลขานุการแยกต่างหากจากผู้อื่น ก็ใช้ปฏิทินในการนัดหมายให้กับนายจ้างได้เลย หรือเมื่อลงรายการในสมุดบันทึกการนัดหมายเรียบร้อยแล้วก็ลบทิ้งได้

กำหนดเวลาทำงานและวางแผนงานของเลขานุการ เป็นเครื่องมือเตือนความจำ ไม่ว่า จะเป็นการจัดประชุม การติดต่อนัดหมาย งานที่จะต้องดำเนินการในแต่ละช่วงเวลา โดยการบันทึกไว้บนปฏิทินตั้งโต๊ะ

บันทึกวันสำคัญของนายจ้างหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ วันเกิดของนายจ้างหรือของครอบครัว วันครบรอบงานต่างๆ หรืองานต่างๆ ของบุคคลที่นายจ้างจะต้องแสดงความยินดี

บันทึกไดอารีฉบับที่ย่อที่สุด เพื่อย้อนกลับมาดูงานของเลขานุการที่ทำไปแล้วหรืองานคั่งค้าง

การประชุมทุกครั้ง เป็นหน้าที่ของเลขานุการจะต้องเตรียมปฏิทิน เพราะขณะประชุมหากมีการกำหนดวันที่ทำงานหรือต้องการเช็คเรื่องที่ผ่านมา จะพร้อมใช้งานได้ทันที ซึ่งปฏิทินที่เหมาะสำหรับงานประชุมคือ ปฏิทินแบบตั้งโต๊ะ

จดหมายเลขโทรศัพท์บุคคลที่ติดต่อบ่อย ไว้บนแผ่นรองปก (ดูภาพ) กรณีที่การสอบถามขณะที่เลขานุการกำลังโทรศัพท์ ซึ่งการค้นหาในเครื่องโทรศัพท์ขณะพูดทำได้ไม่สะดวก บนปฏิทินจะเป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่ใช้แทนกันได้

จดหมายเลขบัญชีธนาคาร เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ถูกเรียกใช้งานบ่อย ถ้าเลขานุการทำหน้าที่เกี่ยวข้องการเงินและค่าใช้จ่ายต่างๆ ดังนั้น ควรจดหมายเลขเหล่านั้นไว้ แต่สิ่งที่ไม่แนะนำคือ หมายเลขรหัสบัตรเอทีเอ็มและรหัสต่างๆ ที่เป็นความลับที่จะก่อให้เกิดความเสียหายได้

สิ่งที่แนะนำในการจดบันทึกบนปฏิทินตั้งโต๊ะ

จดบันทึกด้วยดินสอ เพราะเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสามารถลบได้ง่าย กี่ครั้งก็ได้และสะอาด

ขณะคุยโทรศัพท์จะต้องเตรียมปฏิทินตั้งโต๊ะให้อยู่ใกล้ตัวมากที่สุด เพราะการนัดหมาย การกำหนดเวลาทำงานทั้งของนายจ้างและเลขานุการเป็นเรื่องสำคัญ จะให้ความซ้ำซ้อนไม่ได้ ความผิดพลาดถ้าเกิดขึ้น ถือว่า เป็นหน้าตาของสำนักงานโดยรวม

เลือกใช้ปฏิทินที่มีช่องว่างให้บันทึก สีขาวหรือโทนอ่อน การบันทึกจะได้มองเห็นได้ง่าย

รูปแบบปฏิทินที่ให้เลือกสำหรับงานเลขานุการ

**เป็นแผ่นกระดาษสีขาวมีช่องให้บันทึก จะได้ลงรายละเอียดได้

**เดือนที่ผ่านมาและเดือนที่จะถึง

**มีแผ่นบันทึกไว้ด้านข้างก็สะดวกในการจดบันทึก หมายเลขโทรศัพท์หรืออื่นๆ

ดังนั้น คิดจะเลือกรูปแบบใดก็ให้สะดวกและตรงใจกับผู้ใช้มากที่สุด ปฏิทินตั้งโต๊ะเป็นการตอบแทนลูกค้าอีกทางหนึ่งที่หน่วยงาน/องค์กรทำปฏิทินแจก มักจะมีการเลือกสรรวัสดุที่ดี มีคุณภาพ อีกทั้งรูปภาพประกอบสวยงาม จนถึงบางชุดมีเนื้อหาที่น่าสนใจ ดังนั้น นอกจากปฏิทินจะเป็นวัสดุสำนักงานอีกชนิดหนึ่งของเลขานุการ ซึ่งใช้งานได้แล้วยังเป็นวัสดุประดับโต๊ะทำงานไปพร้อมกัน

ผลงานนี้ ใช้โดยพิมพร ศะริจันทร์สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย.

*นางสาวพิมพร ศะริจันทร์, ศึกษานิเทศก์ เขียนบทความวันที่ 17 มีนาคม 2551
บทความนี้เป็นความคิดเห็นส่วนตัว ไม่เกี่ยวข้องกับศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาอาชีวศึกษาภาคเหนือ
ผู้ที่จะนำบทความ รูปภาพไปตีพิมพ์จะต้องได้รับอนุญาตอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
ติดต่อผู้เขียนที่ pomdvt@hotmail.com ปรับปรุงข้อมูลวันอังคาร, 20 ตุลาคม 2552
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน

หน้าแรก งานพาณิชยกรรม,บริหารธุรกิจ งานอุตสาหกรรม งานคหกรรม งานศิลปกรรม งานเกษตรกรรม