|
การเตรียมเอกสารประกอบการประชุม |
|||
|
เรื่อง:ภาพประกอบ นางสาวพิมพร
ศะริจันทร์ ศึกษานิเทศก์ (6 กุมภาพันธ์ 2551)
|
เอกสารประกอบการประชุม
ได้เขียนเกี่ยวกับเกร็ดต่างๆ สำหรับการจัดประชุมไม่ว่าจะเป็นการเตรียมคอมพิวเตอร์สำหรับการประชุม การเสิร์ฟน้ำบนโต๊ะประชุม ทีนี้ก็มาถึงเรื่องเอกสารประกอบการประชุม
|
|
 |
การแจกเอกสาร
ควรแจกก่อนเข้าประชุม
จะเป็นเอกสารประกอบหัวข้อการบรรยายหรือการสัมมนากลุ่ม จะต้องเตรียมให้ครบทุกรายการ
การทยอยแจกเอกสารในแต่ละหัวข้อขณะประชุม เท่ากับเป็นการรบกวนสมาธิผู้ฟัง ผู้พูด
กรณีที่วิทยากรบรรยายไม่ได้เตรียมให้เอกสารไว้เป็นการล่วงหน้า
แต่นำเอกสารมาเองผู้จัดประชุมต้องมีฝ่ายประสานงานตรงนี้ไว้ด้วย
จะต้องไม่เกิดภาพที่ผู้พูดขอให้แจกเอกสารขณะที่ประชุม ซึ่งถ้าเกิดเรื่องแบบนี้ขี้น
ถือได้ว่า เป็นข้อบกพร่องของผู้ประสานงานว่า ไม่ได้ประสานเรื่องนี้ไว้ด้วย
นอกจากวิทยากรมีความจำเป็นจริงๆ ต้องขอยกเว้นข้อนี้ไป
 |
|
|
การเตรียมกระดาษสำหรับบันทึก
นอกเหนือจากเอกสารประกอบการประชุม ส่วนหนึ่งทางโรงแรมที่จัดจะจัดเตรียมให้
หนึ่งแผ่นพร้อมดินสอ ผู้จัดประชุมควรมีกระดาษเผื่อไว้สำหรับจดบันทึกด้วย ประมาณ
1-3
แผ่น แจ้งให้ที่ประชุมทราบว่า หากต้องการเพิ่มก็บอกได้
ไม่ควรให้กระดาษแก่ผู้เข้าประชุมจำนวนมาก เพราะบางครั้ง
ผู้เข้าร่วมประชุมจะนำสมุดบันทึกติดตัวมาด้วย
การใช้กระดาษ
re-use
น่าดีใจที่ทุกวันนี้ เมื่อเข้าร่วมประชุมมีหลายหน่วยงานนำเอากระดาษ
re-use
(กลับด้านที่ไม่ได้ใช้) มาใช้กันมากขึ้น เป็นสิ่งที่ควรนำมาปฏิบัติ
แต่กระดาษเหล่านี้จะต้องไม่ใช่เรื่องหรืองานที่จะเป็นเอกสารลับ
แล้วอย่าลืมแจ้งให้ที่ประชุมทราบด้วยว่า จะใช้กระดาษแบบนี้ คือ อีกด้านจะมีข้อความ
ซึ่งพบอยู่เสมอว่า
ผู้เข้าประชุมขอเอกสารเพิ่มเพราะได้เอกสารที่มีข้อความไม่เหมือนกับเพื่อนที่นั่งใกล้ๆ
กัน |
 |
ที่กล่าวมาข้างต้น อาจจะไม่ใช่ทั้งหมดของการจัดเอกสารประกอบการประชุม คิดว่า
หากได้เตรียมการไว้ครบเกือบทุกขั้นตอน
ซึ่งไม่น่าจะเป็นเรื่องที่หนักหนาอะไรสำหรับการทำหน้าที่ตรงนี้ของเลขานุการ
และถ้าเลขานุการได้วางแผนที่ดีแล้ว สามารถให้ผู้ร่วมงานคนอื่นทำหน้าที่นี้แทนได้
ส่วนเลขานุการก็ไปรับหน้าที่อื่นที่สำคัญกว่าซึ่งจะพูดถึงอีกหลายเรื่อง
เพื่อให้คุณเลขานุการทั้งหลายกลายเป็น เลขานุการมืออาชีพสำหรับการจัดประชุม
ปี 2009