Photobucket
 

 

กระแสคือ เป็นเรื่องที่คนกล่าวถึงกันมาก ลามไปอย่างรวดเร็วและมีคนสนใจ  ยิ่งถ้าเป็นเรื่องที่คนทั้งโลกจะต้องฟังกระแสเรื่องนั้นก็จะกลายเป็น กระแสแรงระดับโลกไปเลย ที่จะพูดถึงตอนนี้ก็คือ กระแสโลกร้อน สื่อทุกสื่อเล่นเรื่องนี้ ออกมาในแบบที่สื่อให้ทุกคนเริ่มตระหนักและเห็นผลพวงของการกระทำของชาวโลก ฉะนั้น เราซึ่งอยู่ในฐานะคนที่อาศัยอยู่ในโลกนี้ ที่จะเป็นส่วนหนึ่งที่จะทำอย่างไรมาช่วยกันรักษ์โลก 

บ้านเราเดี๋ยวนี้  หลายหน่วยงานห้างร้าน ก็ขอความร่วมมือ  จากสิ่งที่ใกล้ตัวผู้เขียนที่สุด  ไม่ว่า จะเป็นร้าน B2S (ขายหนังสือและวัสดุสำนักงานในเครือเซ็นทรัล)  ถ้าซื้ออะไรเล็กๆ น้อยๆ  น้องคนคิดเงินก็จะบอกว่า ไม่เอาถุงนะคะช่วยลดกระแสโลกร้อน,  ร้าน 7-Eleven มีป้ายบอกว่า  ให้แจ้งพนักงานถ้าไม่ต้องการถุงและธนาคารกรุงไทยเวลากด เอทีเอ็ม เครื่องจะสอบถามว่า ต้องการใบบันทึกรายการหรือไม่ ไม่รวมไปถึงห้างร้านสำนักงานอีกหลายแห่งก็ลดขนาดของ slip ใบเสร็จรับเงินให้มีขนาดลดลง นี่คือตัวอย่าง

กระแสโลกร้อน ก็คงไม่ใช้มาฮิตใช้ถุงผ้า โดยเมื่อใส่ของก็ยังใช้ถุงพลาสติกอยู่ดี อันนี้ไม่ช่วยแล้วยังให้ต้องใช้จ่ายเพิ่มขึ้นอีก เผลอๆ ถุงผ้าก็ไม่ได้แจกฟรี ต้องซื้อมาในราคาแพงอีก

ทีนี้เรา อาชีพเลขานุการ หล่ะ จะช่วยอะไรกับเขาได้บ้าง โดยเฉพาะเริ่มที่สำนักงานก่อน มีอะไรบ้างมาดูกัน

Photobucket
 

เอกสาร

bottom กระดาษ  เลขานุการจะต้องเกี่ยวข้องกับกระดาษที่จะใช้พิมพ์เอกสาร ทุกวันนี้ เลขานุการส่วนใหญ่ไม่ต้องใช้สมุดร่างกันแล้ว นี่ก็ประหยัดได้หนึ่ง  การร่างก็ร่างกันบนเครื่องคอมพิวเตอร์ได้เลย  ทีนี้ต้องตรวจทานให้ละเอียดรอบคอบ สั่งพิมพ์ครั้งเดียวใช้งานได้เลย  ไม่ต้องพิมพ์ออกมาดูก่อนแล้วก็พิมพ์ฉบับจริงอีกครั้ง double standard และสิ้นเปลืองด้วย

 

 Photobucket


 bottom นี่ก็กระดาษอีกเหมือนกัน  การใช้กระดาษ reuse  กลับด้านที่ไม่ได้พิมพ์ใช้งานอีกครั้ง  ตอนนี้มีกระดาษ reuse ขายในท้องตลาดเป็นรีม เช่นเดียวกับกระดาษที่ดีทั้งสองด้าน สิ่งเหล่านี้ควรปฏิบัติเป็นวัฒนธรรมของสำนักงานที่จะหันมารณรงค์ใช้กระดาษแบบนี้

bottom กระดาษเมื่อใช้ทั้งสองด้าน ก็บริจาคให้กับหน่วยงานที่จะนำกระดาษเหล่านี้ไปใช้ทำกระดาษพิมพ์อักษรเบรลล์ที่ใช้สำหรับคนตาบอด เห็นหรือไม่ว่า  นอกจากจะได้ช่วยสังคมแล้วยังช่วยลดการใช้กระดาษได้อีกทางหนึ่ง

bottom การส่งเอกสาร ที่อยู่ในสังกัดเดียวกัน การใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ก็ลดกระดาษและค่าใช้จ่ายในการส่งได้อีกแรงหนึ่ง

bottom เอกสารที่แจ้งเรื่อง  หากอ่านจากหน้าจอคอมพิวเตอร์ได้ก็ไม่จำเป็นต้องพิมพ์อีก ซึ่งก็สามารถจัดเก็บเรื่องไว้เป็นโฟลเดอร์ เมื่อต้องการภายหลังค้นหาก็ทำได้ง่าย ไม่สิ้นเปลืองต้องซื้อแฟ้ม ตู้เก็บเอกสารให้เปลืองเนื้อที่สำนักงานด้วย

 

เครื่องใช้สำนักงาน

bottom ลดการใช้โทรศัพท์  หาวิธีการติดต่ออื่น   มาแทนเช่น ระบบส่งข้อความทางออน์ไลน์หรืออีเมล หากจำเป็นต้องใช้ก็ต้องสรุปข้อมูลที่จะติดต่อให้รวบรัดและกระชับได้ใจความมากที่สุด หรือหาโปรโมชั่นของบริษัทฯ ต่าง ที่นำออกมาใช้กันอย่างต่อเนื่อง  สิ่งที่ผู้เขียนได้ข้อสังเกตบางอย่างคือหลังจากที่มีการใช้โทรศัพท์มือถืออย่างแพร่หลายกลายเป็นปัจจัยหนึ่งของคนทำงาน  กฎระเบียบที่กำหนดในการใช้โทรศัพท์ตามหน่วยงานต่างๆ ก็ดูเหมือนจะค่อยๆ เลือนหายไปเช่นกัน เพราะคนทำงานติดต่อกันสะดวกขึ้น ค่าใช้จ่ายในการติดต่อก็ราคาไม่แพงเหมือนก่อนหน้านี้

bottom ลดการใช้โทรสาร  การส่งข้อความแบบนี้มีค่าใช้จ่ายทั้งค่าโทรศัพท์ ค่าหมึกโทรสารและกระดาษ  การฝึกให้เลขานุการสแกนข้อความและทำเป็นเอกสารนามสกุล pdf ส่งทางไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ จะลดค่าใช้จ่ายลงได้

 

วัสดุสำนักงาน  
ในการเลือกใช้วัสดุสำนักงานบางอย่างสามารถทดแทนกันได้ เช่น

bottom คลิบหนีบกระดาษ เมื่อเสร็จสิ้นการใช้ต้องการเก็บ ก็ควรดึงคลิบหนีบกระดาษออกแล้วให้ที่เย็บกระดาษหากจำนวนเอกสารมากก็ใช้เครื่องเย็บกระดาษช่วย  แล้วนำคลิบหนีบกระดาษมาใช้ใหม่ได้ 
 

 Photobucket



 bottom ลวดเสียบกระดาษเป็นวัสดุสำนักงานอีกชนิดหนึ่งที่พบเห็นตกเรี่ยราดแล้วไม่เก็บ ปล่อยให้พนักงานทำความสะอาดกวาดทิ้งลงถังขยะไป  ก็ต้องช่วยกันทั้งเลขานุการและพนักงานฯ ว่าต้องช่วยกันเก็บเพราะลวดเสียบกระดาษนั้นยังใช้ประโยชน์ได้ อีกเรื่องที่เห็นคือ  การใช้ลวดเสียบกระดาษเก็บเอกสารไว้ในแฟ้มที่ปฏิบัติเสร็จสิ้นแล้ว ควรใช้ที่เย็บกระดาษแทน เพราะลวดเสียบกระดาษมีโอกาสหลุดร่วงง่ายกว่าการ
เย็บกระดาษ



 

 Photobucket

 

bottom ดินสอ เป็นวัสดุสำนักงานอีกชนิดหนึ่งที่นิยมใช้ พบว่า มีดินสอจำนวนมากที่สั้นแล้วคนก็ทิ้ง การใช้กบเหลาดินสอ บางครั้งก็กินเนื้อดินสอมากเกินไปทำให้เสียใส้ดินสอจำนวนมาก การเหลาดินสอก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งชวนให้คิด

bottom กาว  ใช้กาวน้ำไม่ทันแล้วกาวแห้งเสียก่อน ต้องนั่งคิดว่า งานนั้นนาน  ครั้งใช้ทีก็ควรเลือกชนิดกาวที่อยู่ได้นาน ราคาอาจจะแพงขึ้นแต่ระยะเวลาคุ้มค่า  ดีกว่าซื้อมาถูกแล้วก็เสียของ

bottom ซองจดหมาย  การจ่าหน้าซองในส่วนของสำนักงานที่ไม่มีหัวจดหมาย เช่น ของหน่วยงานราชการที่ต้องใช้ซองตราครุฑ ถ้าใช้ตรายางประทับส่วนของหน่วยงานที่ออกหนังสือ  จะประหยัดกว่าการจ้างพิมพ์ชื่อหน่วยงานหรือการพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ที่ต้องใช้หมึกและไฟฟ้า

bottom วัสดุสำนักงานบางอย่างที่ชำรุด ก็เป็นอีกสาเหตุหนึ่งที่ไม่ควรมองข้าม ซึ่งจะทำให้การใช้สิ้นเปลืองมากขึ้น ง่ายๆ  เช่น ที่เย็บกระดาษ คงจะไม่ปฏิเสธกันว่า  ทั้งที่จำนวนเอกสารก็ไม่มากมายนัก แต่ที่เย็บกระดาษจะทำให้ลวดคดงอ เย็บไม่เข้าเนื้อกระดาษต้องเย็บใหม่ อีกหลายครั้ง   ที่เหลาดินสอที่ไม่คม ทำให้ไส้ดินสอหัก แล้วก็ต้องเหลาใหม่กินเนื้อและไส้ดินสอ โดยไม่จำเป็นเสียของอีกเช่นกัน
 

สิ่งเหล่านี้คืออะไรที่ดูเล็กน้อย ที่ทุกคนปฏิบัติได้ไม่ต้องบังคับฝืนใจทำ มาเริ่มที่สำนักงานเราก่อนเพราะชีวิตคนทำงานสำนักงานหรือเลขานุการ เกือบทั้งวันเราอยู่ในที่ทำงาน ถ้าไม่เริ่มตรงนี้แล้วเป็นไปตามกระแส ไม่ใส่ใจจริงจังหรือทำต่อเนื่อง  เพิ่มการใช้ การซื้อ ก็เท่ากับ เรานี่แหละที่เป็นผู้ช่วยทำลายตัวจริงเสียงจริงนั้นเอง

   

บทความที่เกี่ยวข้อง:
 bottom Website อาชีพเลขานุการ 
bottom Blog อาชีพเลขานุการ

ปี 2009
 bottom บทบาทวันนี้ของลวดเสียบกระดาษ (paper clip)
 bottom กลับอีกด้านของกระดาษ post-it
 bottom ควบคุมค่าใช้จ่ายการถ่ายเอกสารในสำนักงาน
 bottom คู่มืองานสำนักงาน
 bottom การจัดสำนักงานยุคใหม่

ปี 2008
 bottom ผ่านมุมมอง “รูปแบบสำนักงาน (office)” แต่ละยุค
 bottom อีกข้อสังเกตของคำว่า   s-e-c-r-e-t-a-r-y
 bottom อีกหนึ่งภาพที่บอกความเป็นเลขานุการ
 bottom เลขานุการกับเลขาธิการแตกต่างกันอย่างไร
 bottom พิมพ์ดีด : วันนี้กับเมื่อวานซืน
 bottom ดินสอกับงานเลขานุการ
 bottom ข้อสังเกตในการเลือกซื้อวัสดุสำนักงาน
 bottom การใช้กาวดินน้ำมัน (tac patafix)
bottom เลขานุการกับกระแสโลกร้อน
 bottom  คลิบหนีบกระดาษที่เรียกว่า clip dispenser
 bottom การเตรียมไมโครโฟนสำหรับการประชุม
bottom การใช้สมุดเสนอเซ็น (แฟ้มเสนอเซ็น)
 bottom การใช้ที่เย็บกระดาษ
 bottom การใช้ปฏิทินตั้งโต๊ะกับงานเลขานุการ
 bottom การใช้แฟ้มแขวน
 bottom วัสดุที่มาแทนกระดาษ
 bottom เลขานุการกับการใช้อีเมล (2)
 bottom การเตรียมเอกสารประกอบการประชุม
 bottom การเตรียมเครื่องคอมพิวเตอร์สำหรับการประชุม
 bottom อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานของเลขานุการในอนาคต

ปี 2007
 bottom ทำไมเลขานุการต้องใช้โปรแกรมเพาเวอร์พอยต์
 bottom เลขานุการบินแบบประหยัด
 bottom เลขานุการกับตู้เก็บเอกสาร
bottom ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) กับงานเลขานุการ
bottom อุปกรณ์สำนักงานที่ OUT สำหรับงานเลขานุการ
bottom เลขานุการกับการใช้โทรศัพท์มือถือ
 

 


*นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์,  ศึกษานิเทศก์ เขียนบทความ 8 มิถุนายน 2551
บทความนี้เป็นความคิดเห็นส่วนตัว ไม่เกี่ยวข้องกับศูนย์ส่งเสริมและพัฒนาอาชีวศึกษาภาคเหนือ
ผู้ที่จะนำบทความ รูปภาพไปตีพิมพ์จะต้องได้รับอนุญาตอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้เขียนเท่านั้น
ติดต่อผู้เขียนที่ pomdvt@hotmail.com  ปรับปรุงข้อมูลวันศุกร์, 24 เมษายน 2552  
ผลงานและสิ่งพิมพ์ของผู้เขียน
 

 bottom หน้าเดิม  bottom งานพาณิชยกรรม,บริหารธุรกิจ   bottom งานอุตสาหกรรม   bottom งานคหกรรม  bottom งานศิลปกรรม   bottom งานเกษตรกรรม