อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานสำหรับเลขานุการในอนาคต



ผู้ที่เรียนมาทางสาขาวิชาเลขานุการ โดยเฉพาะหลักสูตรระดับ ปวช. ปวส. ไปจนถึงในระดับสูงขึ้นที่เปิดสอนทางด้านเลขานุการหรือการจัดการสำนักงาน*  ในอดีตหรือปัจจุบันก็ยังพบอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานหลายๆ ชนิดที่สถานศึกษายังให้ทดลองฝึกปฏิบัติเพื่อเป็นพื้นฐานสำหรับเครื่องใช้ชนิดอื่นๆ  เช่น เครื่องอัดสำเนาชนิดมือหมุนหรือไฟฟ้า  เครื่องพิมพ์ดีดธรรมดาทั้งภาษาไทย-ภาษาอังกฤษ  เครื่องถ่ายเอกสาร  เครื่องโทรสาร  โทรศัพท์

สำหรับสถานศึกษาที่มีการปรับปรุงห้องเครื่องใช้สำนักงานขึ้นใหม่ ก็จะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ชนิดต่างๆ  เครื่องอัดสำเนาระบบดิจิตอล  อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานบางชนิด จะ ต้องลงทุนสูง นอกเสียจากใช้สอนและทำงานธุรการให้กับสถานศึกษาไปพร้อมกัน หากมีการจัดการที่ดี

อย่างไรก็ตามการปฏิบัติงานสำนักงานในปัจจุบันนี้ เครื่องมือเครื่องใช้ต่างๆ ค่อนข้างจะทันสมัยมากขึ้น โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์ที่มีระบบปฏิบัติการเวอร์ชั่นใหม่ๆ ตอบสนองความต้องการสำหรับงานสำนักงานได้เกือบทุกรูปแบบ (ไม่รวม open source หรือซอฟต์แวร์เสรี ที่มีการพัฒนาอยู่ตลอดเวลาเพื่อให้ทดลองใช้ฟรี ในอนาคตก็คงจะมีมากขึ้นไม่ต้องโดนผูกขาดเฉพาะบริษัทใดบริษัทหนึ่งจนกลายเป็นส่วนหนึ่งของการเรียนการสอน) เครื่องใช้อื่นๆ ได้แก่ เครื่องอัดสำเนาระบบดิจิตอล เครื่องพิมพ์แบบต่างๆ  เครื่องสแกนเนอร์เอกสาร  ที่มีการพัฒนารูปแบบการใช้งานอย่างต่อเนื่อง

               
จากประสบการณ์ในการทำงานที่เกี่ยวข้องกับอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน (ทั้งการจัดการเรียการสอนและการปฏิบัติงานสำนักงาน) ได้ข้อสังเกตอยู่หลายเรื่องว่า อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานในยุคก่อนหน้านี้กับปัจจุบันมีความต่างกันอย่างไร  โดยสรุปได้ดังนี้

               
ดังนั้น เมื่อเลขานุการจะอยู่ในฐานะผู้ใช้หรือผู้ที่ตัดสินใจในการเลือกใช้อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน  เหตุผลดังกล่าวข้างต้นที่ได้พบในปัจจุบัน ซึ่งเชื่อแน่ว่าในอนาคตอันใกล้ อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานคงจะพัฒนาวิธีการและรูปแบบต่อไปไม่สิ้นสุด เพื่อให้สะดวกกับผู้ใช้มากที่สุด ดังนั้น ผู้ที่จะเข้ามาอยู่ในอาชีพเลขานุการก็คงไม่ถึงขั้นต้องวิ่งตามหาเทคโนโลยีเหล่านี้มาใช้ทุกแบบทุกรุ่น เพียงแต่ให้รู้และสังเกตหลักของการใช้อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานแต่ชนิดที่จะมีรหัส สัญลักษณ์ของคำสั่งในอุปกรณ์เครื่องใช้ที่ไม่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง  นำสิ่งเหล่านี้ไปปรับใช้ได้  และก่อนใช้อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานชนิดใดก็ควรจะศึกษาคู่มือการใช้ให้ละเอียด ซึ่งทุกบริษัทที่ผลิตอุปกรณ์เครื่องใช้ฯ เหล่านี้  คำนึงว่า คู่มือเป็นส่วนสำคัญอีกประการหนึ่งที่จะทำให้ผู้ใช้นั้นใช้แล้วเกิดประโยชน์และมีขั้นตอนการใช้ที่ถูกต้อง เท่ากับเป็นการบำรุงรักษาเครื่องใช้ไปในตัว และการซ่อมบำรุงโดยบริษัทก็ใช้เท่าที่ความจำเป็น ซึ่งก็ลดภาระให้บริษัทได้อีกทางหนึ่ง

(*ชื่อที่ใช้เรียกสาขาของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลล้านนา)

บทความที่เกี่ยวข้อง:

Website อาชีพเลขานุการ 
Blog อาชีพเลขานุการ

ปี 2009
ชวเลขกำลังจะตาย
เลขานุการกับ liquid paper
เครื่องเขียนที่มีชื่อว่า  treasury tags
บทบาทวันนี้ของลวดเสียบกระดาษ (paper clip)
กลับอีกด้านของกระดาษ post-it
ควบคุมค่าใช้จ่ายการถ่ายเอกสารในสำนักงาน
คู่มืองานสำนักงาน
การจัดสำนักงานยุคใหม่

บทความอาชีพเลขานุการ  ปี 2008
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2007

ผลงานนี้ ใช้สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย.
 

หน้าแรก (Home)  งานพาณิชยกรรม,บริหารธุรกิจ  งานอุตสาหกรรม  งานคหกรรม  งานศิลปกรรม  งานเกษตรกรรม