การเตรียมไมโครโฟนสำหรับการประชุม
เรื่อง/ภาพประกอบ: นางสาวพิมพร  ศะริจันทร์ (2 พฤษภาคม 2551)

 

สัปดาห์นี้ได้เข้าร่วมจัดประชุมและเป็นส่วนหนึ่งของทีมวิทยากร ก็พบเหตุการณ์หลายอย่างที่เกิดขึ้นในการจัดประชุมครั้งนี้ และวันนี้ก็คิดว่าจะมาพูดถึงเรื่อง การเตรียมไมโครโฟนสำหรับการประชุม  ซึ่งเป็นอีกเรื่องหนึ่ง ที่เราจะต้องเตรียมให้พร้อมสำหรับการประชุม ข้อที่ควรคำนึงในเรื่องนี้มีอะไรบ้าง มาดูเป็นข้อๆ ได้ดังนี้ 

จำนวนไมโครโฟน  สำหรับการประชุม ต้องเลือกให้เหมาะสำหรับการประชุมนั้นๆ  สิ่งที่จะต้องคำนึงถึงในการกำหนดจำนวนไมโครโฟน  ได้แก่   ชนิดของการประชุม*,  จำนวนผู้เข้าประชุม,  ลักษณะของห้องประชุม,  การจัดโต๊ะประชุม
 

ชนิดของไมโครโฟน ที่ใช้สำหรับการจัดประชุมได้แก่ ไมโครโฟนแบบสาย, ไมโครโฟนไร้สายแบบมือถือ, ครอบศรีษะ, ห้อยคอ, หรือหนีบปกเสื้อ, ไมโครโฟนตั้งโต๊ะสำหรับการประชุม
 

  สถานที่จัดวาง  การประชุมมีวิทยากรที่ต้องใช้วิธีการบรรยาย เพียงท่านเดียว และการพูดนั้นวิทยากรนั่งพูด ก็จัดเตรียมไมโครโฟนไว้ซึ่งอาจจะมีแท่นวางไมค์  หากใช้วิธีการยืนพูดต้องเตรียมสายไมค์ให้ยาวเผื่อสำหรับจะลากสายได้  และถ้าการประชุมนั้นมีวิทยากรหรือผู้พูดมากกว่า 1 ท่าน ต้องเตรียมไมค์ให้พอดีหรือสามารถจะขยับไมค์ได้สะดวก  
 

สำหรับการประชุมบางชนิดที่มีผู้เข้าประชุมจำนวนมาก และต้องการให้ผู้เข้าประชุมมีส่วนร่วมในการซักถามหรือแสดงความคิดเห็น  ต้องจัดไมโครโฟนวางเว้นช่วงไว้ในระยะที่ผู้พูดสามารถลุกขึ้นไปพูดได้โดยสะดวกซึ่งส่วนใหญ่ที่พบจะวางไว้ที่ช่องทางเดินกลางระหว่างที่นั่งซ้ายและขวา  หรืออาจจะสำรองไมโครโฟนไร้สายไว้  เช่นกัน หากการประชุมที่ใช้ไมโครโฟนตั้งโต๊ะ ต้องตรวจสอบให้ทุกเครื่องใช้งานได้และสามารถขยับไมโครโฟนให้คนใกล้เคียงที่ต้องการพูดสามารถใช้งานได้โดยสะดวก
 

ตรวจสอบสภาพพร้อมใช้งาน  ถึงแม้ทางผู้จัดหรือโรงแรมที่เป็นเจ้าของสถานที่ได้จัดเตรียมไมโครโฟนไว้เรียบร้อยแล้ว   ผู้ดำเนินการประชุมจะต้องทดสอบอีกครั้งก่อนการประชุม ข้อบกพร่องเหล่านี้อาจจะเกิดขึ้นได้ นั้นคือ  เจ้าของสถานที่เตรียมจำนวนไมค์ไม่ครบตามที่ตามที่ระบุไว้, ไมค์ไร้สายใช้งานได้สักพักปรากฏว่า ต่อมาแบตเตอรี่หมด ซึ่งต้องสำรองแบตเตอรี่ไว้,  เสียงของไมค์ขาดหายไม่สม่ำเสมอ, ปัญหาการหวีดของลำโพง  ซึ่งเหตุการณ์เหล่านี้ จะต้องมีผู้ดูแลแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้อย่างทันท่วงที
 

ระดับเสียง  ให้ตรวจสอบฟังระดับเสียงว่า เบาหรือดังเกินไปหรือไม่  ทุกจุดของที่ประชุมต้องได้ยินเสียงที่ชัดเจน   กรณีวิทยากรหรือผู้พูดนั้นพูดเบาต้องแนะนำ หรือเมื่อพูดไปแล้วช่วงหนึ่งเสียงเบาหรือดังมากอาจจะมาจากสาเหตุที่ระยะของไมค์อยู่ห่างหรือชิดปากมากเกินไป ก็ใช้วิธีเขียนโน้ตบอกหรือแนะนำหลังจากช่วงพักเบรกแรก
 

ผู้รับผิดชอบ  จะต้องมีผู้ดูแลการใช้สื่อโสต์ทัศนูปกรณ์ทั้งหมด รวมถึง เครื่องเสียงที่จะใช้ร่วมกับไมโครโฟน หากจัดที่โรงแรมจะมีเจ้าหน้าที่ช่างเทคนิคคอยดูแลทั้งหมด ซึ่งจะต้องเรียกหาและแก้ไขได้ทันทีเมื่อเกิดปัญหา

หมายเหตุ:
ชนิดการประชุม* ได้แก่  การประชุมกลุ่มย่อย (Buzz session)  การประชุมแบบโต๊ะกลม (Round table) การประชุมเชิงปฏิบัติการ (Workshop) การประชุมแบบระดมสมอง (Brain Storming)  การประชุมสัมมนา (Seminar) การประชุมแบบฟอรัม (Forum) การประชุมทางวิชาการ (Symposium)

อ้างอิง:
1. รูปไมโครโฟน http://www.istockphoto.com/file_search.php?action=Browse&Cache=139042391&page=1 (2 เมษายน 2551)
2. siam  prosound,    http://www.siamprosound.com/product/wa-950t/ (1 พฤษภาคม 2551).
3. พงศ์   สุวรรณธาดา, การเลขานุการ 2 ระดับอุดมศึกษา, บริษัท พญาไทการพิมพ์ จำกัด, มปป.
4. ภาษาไทยธุรกิจ, คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์, มหาวิทยาลัยราชภัฏบ้านสมเด็จเจ้าพระยา  http://www.bsru.ac.th/~human/businessthai.ppt#55 (1 พฤษภาคม 2551).

บทความที่เกี่ยวข้อง :
Website อาชีพเลขานุการ 
Blog อาชีพเลขานุการ

ปี 2009
ชวเลขกำลังจะตาย
เลขานุการกับ liquid paper
เครื่องเขียนที่มีชื่อว่า  treasury tags
บทบาทวันนี้ของลวดเสียบกระดาษ (paper clip)
กลับอีกด้านของกระดาษ post-it  
ควบคุมค่าใช้จ่ายการถ่ายเอกสารในสำนักงาน
คู่มืองานสำนักงาน
การจัดสำนักงานยุคใหม่

บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2008
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2007




ผลงานนี้ ใช้สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย.