http://www.comparestoreprices.co.uk/images/unbranded/f/unbranded-foolscap-metal-box-file.JPG
กล่องใส่แฟ้ม (hanging folder box)

www.buyonlinenow.com/file-folders.asp

Holds Hanging Folders

ตู้เก็บเอกสารแบบลิ้นชัก

 7.  ลักษณะของแฟ้มเป็นรูปตัววี V โดยมีเอกสารอยู่ตรงกลาง (http://www.freepatentsonline.com/4475657.html)

ชนิดของเอกสารที่จะเก็บในแฟ้มแขวน

1.  เป็นเอกสารที่อยู่ระหว่างการดำเนินการ
 

2.  เอกสารที่ต้องหยิบใช้บ่อยและควรอยู่ใกล้กับผู้ใช้งานที่สามารถหยิบค้นได้ง่าย
 

3.  จำนวนเอกสารที่บรรจุในแฟ้มเหล่านี้ประมาณ 10-20 ฉบับ เพราะถ้าเก็บเป็นจำนวนมากทำให้เอกสารล้นแฟ้มและส่วนขยายของแฟ้มไม่เกิน 1 นิ้ว ฉะนั้นเมื่อดำเนินการเก็บเรื่องต่างๆ หากดำเนินการไม่เสร็จก็ต้องเพิ่มแฟ้มเอกสารใหม่ในชื่อเดียวกัน   เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้วก็ต้องโอนเอกสารเหล่านี้ไปยังแหล่งเก็บอื่น
 

สิ่งที่เกิดปัญหาเมื่อใช้แฟ้มแขวน

 1.  ไม่เจาะหรือเย็บเอกสารก่อนนำเข้าเก็บในแฟ้ม  ทำให้เอกสารหลุดร่วงหายได้ขณะนำไปใช้งาน

 2.   เมื่อนำเอกสารออกจากแฟ้มแล้วไม่เก็บไว้ในแฟ้มเดิม หรือไม่มีระบบการติดตามเอกสารยืม-คืน
 

 3.   ยืมแฟ้มทั้งแฟ้มแล้วไม่ส่งคืน หรือไม่มีการติดตามทวงถาม

 4.   ตั้งชื่อแฟ้มไม่สอดคล้องหรือเกี่ยวข้องกับงานหรือตั้งชื่อใกล้เคียงกันทำให้การค้นหรือเก็บเอกสารเกิดความสับสน
 

 5.   แถบดัชนีหลุดหายขณะนำเอกสารไปใช้ หรือจะเกี่ยวกันขณะดึงแฟ้มจากที่เก็บ อาจจะต้องใช้กาวหรือใช้วัสดุติดดัชนีแฟ้มให้แน่นเพื่อป้องกันปัญหาดังกล่าว 
 

 6.   กระดาษที่เขียนหัวเรื่องในแถบดัชนีหลุดหาย

 7.   เมื่อนำเอกสารทั้งแฟ้มไปใช้งาน ขอเกี่ยวของแฟ้มมักเกี่ยววัสดุอื่นๆ บนโต๊ะทำงาน

จากประสบการณ์ของผู้เขียนได้ใช้วิธีการแก้ปัญหาดังกล่าวข้างต้น  โดยนำเอาแฟ้มพับ 3 หยัก (ดูภาพ) มาใช้ร่วมกับแฟ้มแขวน อาจจะดูว่า สิ้นเปลือง  แต่ก็สามารถใช้ได้ดีในแง่ที่ว่า

แฟ้มพับ 3 หยัก (1/3 cut file folders)
http://www.officemate.co.th/lpgimage/61602.jpg

เมื่อนำเอกสารทั้งแฟ้มออกไปใช้ สามารถนำมาเก็บไว้ในตำแหน่งใดก็ได้ในแหล่งเก็บ โดยที่แฟ้มแขวนนั้นเป็นเพียงวัสดุที่ใช้สำหรับวางแฟ้มพับเท่านั้น  (ดูภาพ)  อย่างที่บอกไว้ เอกสารที่อยู่ในแฟ้มนั้นไม่สามารถเก็บไว้จำนวนมากได้  เมื่อเสร็จสิ้นงานหรือกรณีที่กำหนดภาระงานเป็นปี ก็สามารถนำแฟ้มพับ นั้นโอนไปยังแหล่งเก็บเอกสารอื่นได้ทั้งแฟ้ม  แล้วเปิดแฟ้มใหม่ในเรื่องเดียวกัน  ในขณะที่แฟ้มพับที่ถูกเก็บนั้น สามารถเป็นแหล่งเก็บเอกสารโอนของปีอื่นๆ ได้อีกเพราะสามารถขยายสันแฟ้มได้

แฟ้มพับ 3 หยัก ตัวหยักของแฟ้มพับ ใช้ทำเป็นแถบดัชนี เขียนหัวเรื่องของเอกสารที่อยู่ในแฟ้มนี้ โดย 1 แฟ้มแขวนใช้กับ 1 แฟ้มพับ  ดังนั้น แฟ้มแขวนจะมีเท่าที่ใช้งานส่วนรายการที่จะต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มก็เป็นแฟ้มหยัก ที่หักกลบลบกันค่าใช้จ่ายจะน้อยกว่าแฟ้มแขวน

ที่กล่าวมาข้างต้น เป็นการแก้ปัญหาที่ผู้เขียนได้ค้นพบและทดลองนำไปใช้จริง  ซึ่งอาจมีวิธีอื่นๆ อีก หากผู้อ่านท่านใดจะเสนอแนะวิธีการอื่น ก็จะเป็นประโยชน์กับผู้ที่ทำงานสำนักงานทั้งหลาย ซึ่งคราวหน้าจะมาคุยถึงเรื่องของแฟ้มชนิดอื่นที่น่าสนใจต่อไป
 

บทความที่เกี่ยวข้อง:
Website อาชีพเลขานุการ 
Blog อาชีพเลขานุการ

บทความปี 2009
ชวเลขมีประโยชน์อย่างไร
ชวเลขกำลังจะตาย
เลขานุการกับ liquid paper
เครื่องเขียนที่มีชื่อว่า  treasury tags
บทบาทวันนี้ของลวดเสียบกระดาษ (paper clip)
กลับอีกด้านของกระดาษ post-it
วิธีควบคุมค่าถ่ายเอกสารในสำนักงาน
คู่มืองานสำนักงาน
การจัดสำนักงานยุคใหม่

บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2008
บทความอาชีพเลขานุการ ปี 2007

 

 
ผลงานนี้ ใช้สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย. 

หน้าหลัก  งานพาณิชยกรรม,บริหารธุรกิจ  งานอุตสาหกรรม  งานคหกรรม  งานศิลปกรรม  งานเกษตรกรรม หน้าหลัก