|
|
การใช้สมุดเสนอเซ็น
(แฟ้มเสนอเซ็น)
แฟ้มชนิดนี้นิยมใช้ในสำนักงานของหน่วยงานราชการ
สำหรับใส่เอกสารเพื่อให้ผู้บังคับบัญชาสั่งการหรือลงความเห็นต่างๆ
ซึ่งภาษาในวงราชการใช้คำว่า เกษียนหนังสือ* หรือที่เรียกทั่วๆ ไปจนติดปากว่า
เสนอเซ็น บางครั้งเราก็เรียกสมุดเสนอเซ็นว่า
แฟ้มเสนอเซ็น
ภาษาอังกฤษใช้คำว่า window file ซึ่งน่าจะมาจากคำแปลว่า หน้าต่าง
เพราะแฟ้มชนิดนี้มีรูอยู่บนปกในทุกแผ่น
ลักษณะของแฟ้ม
ลักษณะคล้ายสมุด
แต่เป็นสมุดที่มีกระดาษแข็งเรียงกันอยู่ข้างในเพื่อรองรับเอกสาร
โดยมีปกหน้าและปกหลัง
บนปกหน้าจะมีช่องสำหรับใส่แถบชื่อเรื่องและแถบพลาสติกใสเคลือบไว้
มีรูบนแผ่นกระดาษแข็งที่เรียงกันอยู่ข้างใน แต่ละแผ่นมี 3 รู
และมีตำแหน่งที่ตรงกันทุกแผ่น
แผ่นกระดาษแข็งนี้ มีประมาณ 17 แผ่น
แผ่นกระดาษแข็งจะเหมาะสำหรับกระดาษขนาด A4 และ F4
แต่ละแผ่นกระดาษแข็ง สามารถขยายด้านข้างได้ประมาณ 1 นิ้ว
ด้านล่างจะมีคล้ายแถบดัชนีเรียงลำดับลดหลั่นกันไปแต่ละหน้า
วัสดุสำนักงานที่จะใช้คู่กับแฟ้มเสนอเซ็นได้แก่
ลวดเสียบกระดาษ (Paper Clips)
หรือ คลิบหนีบกระดาษ (Double Clips or Binder Clips)
เป็นแฟ้มที่ไม่ได้ใช้สำหรับเก็บเอกสาร
การจัดเก็บแฟ้มนี้จะวางราบบนโต๊ะหรือตู้เก็บเอกสารเมื่อใช้งานเสร็จแล้ว
การใช้งาน
ใช้สำหรับเสนอเอกสาร หนึ่งแผ่นกระดาษต่อหนึ่งเรื่องที่นำเสนอ
โดยการใช้ลวดเสียบกระดาษ (Paper Clips) ยึดเอกสาร หากเอกสารเรื่องนั้นๆ
มีจำนวนมากหรือหนา ให้ใช้คลิบหนีบกระดาษ (Double Clips or Binder Clips) แทน
การจัดเรียงเอกสาร หากมีจำนวนมากและมีลำดับความสำคัญแตกต่างกันออกไป
ให้นำเอกสารที่สำคัญหรือที่เร่งด่วนไว้ในลำดับต้นๆ
กรณีที่เอกสารมีลำดับความสำคัญเท่าเทียมกันให้จัดเรียงเอกสารตามลำดับการลงทะเบียนรับหรือการลงทะเบียนส่ง
เมื่อสั่งการหรือลงความเห็นแล้ว
ผู้เกษียนหนังสือ/ผู้เซ็นเอกสาร/ผู้ลงนามจะพลิกคว่ำเอกสาร เพื่อแสดงว่า
เอกสารได้ดำเนินการพิจารณาเสร็จเรียบร้อยแล้ว ดังนั้น
รูบนกระดาษแข็งจะมองทะลุเห็นเอกสารอื่นๆ ที่จะต้องพิจารณาต่อไป
เอกสารที่สั่งการหรือลงความเห็นแต่ละฉบับ
อาจจะมีแถบดัชนีหรือแผ่นป้ายเล็กๆ ติดไว้
เป็นเครื่องมือที่จะช่วยให้พิจารณาหนังสือได้ครบ
เอกสารที่เสนอพิจารณามีมากกว่า 17 เรื่อง (จำนวนแผ่นกระดาษ)
สามารถใช้ทั้งด้านซ้ายและขวาได้
กรณีที่เอกสารประกอบการพิจารณามีจำนวนแผ่นที่หนามาก ก็ให้ทำเอกสารบันทึกเสนอ
แล้วแยกเอกสารประกอบใส่ซองเอกสารไว้ต่างหาก
สิ่งที่พบเห็นบางอย่างในการใช้แฟ้มเสนอเซ็น
u
ดึงเอกสารออกจากแฟ้มเสนอเซ็นโดยไม่นำกลับมาไว้ที่เดิม
ทำให้เอกสารสูญหาย
y ผู้เกษียนหนังสือ/ผู้เซ็นเอกสาร/ผู้ลงนาม
ไม่เข้าใจวิธีการปฏิบัติเกี่ยวกับแฟ้มเสนอเซ็นของสำนักงาน เช่น
การลงนามแล้วเก็บหนังสือไว้เองโดยไม่แจ้งเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบเสนอหนังสือ,
การลงนามรับทราบเรื่องต่างๆ โดยไม่สั่งการหรือเสนอความเห็น ทั้งๆ
ที่มีการบันทึกเสนอแล้ว ดังนั้น
จึงเป็นหน้าที่ของผู้รับผิดชอบที่จะต้องสร้างความเข้าใจให้ตรงกันทั้งสองฝ่าย
หมายเหตุ :
*เกษียน คือ ข้อความที่เขียนไว้บนที่กระดาษคำสั่งหรือหนังสือราชการ, เขียน
อ้างอิง:
1. พิมพร ศะริจันทร์, การเก็บเอกสาร, ศูนย์นิเทศอาชีวศึกษาภาคเหนือ,
2541.
2. บริษัท ศูนย์วิจัย ไทยพาณิชย์ จํากัด: ลิขสิทธิ์ กรมส่งเสริมอุตสาหกรรม, อุตสาหกรรมเครื่องใช้สํานักงานที่ทําด้วยโลหะ
http://intranet.dip.go.th/boc/download/Pattern_Investment/iron/Industrial%20Office%20Matal%20Furniture.pdf
(22 เมษายน 2551)
3. สำนักนายกรัฐมนตรี, วิธีการบันทึกและการเสนอหนังสือ,
ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2506, ศิลปสนองการพิมพ์, 2539.
4. ราชบัณฑิตยสถาน, พจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2525,
สำนักพิมพ์อักษรเจริญทัศน์, 2530.
บทความที่เกี่ยวข้อง:
ปี 2009
ควบคุมค่าใช้จ่ายการถ่ายเอกสารในสำนักงาน
คู่มืองานสำนักงาน